Artikelen

agendaplanning in de praktijk optimaal houden

Agendaplanning kan een dag maken en breken. Daarom is een optimale agendaplanning voor tandarts, team en assistent van groot belang.mVoor patiënten is het heel vervelend te moeten wachten. Een huisarts of tandarts die strak volgens schema werkt, wordt dan ook erg gewaardeerd. Maar de situaties die op een dag voorbijkomen, laten zich niet altijd makkelijk voorspellen. “Daar hebben we het dan de volgende keer wel over” werkt wel in een vergadering, maar niet in de behandelkamer. Gelukkig zijn er veel hulpmiddelen en tactieken om de agenda optimaal te houden. Kijk voor tips in de communicatie op www.dentiva.nl

‘Even’ bestaat niet
Optimale agendaplanning is altijd een samenspel tussen tandarts, assistent en receptionist. Communicatie in de tandartspraktijk speelt daarbij een grote rol. Lees in dit verband ook ons boek communicatie in de tandartspraktijk, geschreven door Dentiva. Als een tandarts bij het afscheid zegt dat we binnenkort de behandeling gaan doen, zet hij daarmee de receptioniste onder druk om op korte termijn een plek te vinden. Sommige behandelaren maken zich ook schuldig om tijden in te korten of ‘Er even iets bij te doen’. ‘Even’ is sowieso een slecht woord in de zorg. Weten hoe lang je over een behandeling doet en je aan die afspraak houden is een belangrijke voorwaarde voor het creëren van rust.
Om de standaardduur van een willekeurig behandeling te weten, hoef je maar vijf keer dezelfde behandeling te meten. Zo weet je hoeveel tijd een inenting of kleine verrichting kost.

Agendaplanning en de blokken

Het gebruik van blokken, waarbij bepaalde behandelingen van dezelfde soort bij elkaar worden gezet, is een veelgebruikte techniek. Een eerste stap daarin is het spoedblok. Daarmee kun je de patiënt beloven dat hij dezelfde dag terecht kan. Een spoedblok kun je het beste voor een pauze plannen of aan het eind van de dag. Daarmee voorkom je dat een spoedgeval de rest van het programma in de war stuurt. Spoedgevallen zijn vaak onvoorspelbaar in aantal en behandelduur. Toch kan je veel doen om het voorspelbaar te organiseren. Natuurlijk is een goede triage aan de telefoon belangrijk. Het spoedblok voor de pauze of aan het eind van de dag biedt ook al een buffer.

Agendaplanning en spoed: een collectieve aanpak

Sommige praktijken doen de spoedgevallen collectief. Dat wil zeggen dat de patiënt geen afspraak krijgt bij een vaste behandelaar. Op het tijdstip van het spoedblok kijkt de receptioniste welke behandelaar tijd heeft voor de eerstvolgende spoedklacht. Uiteraard wordt de patiënt bij voorkeur bij de eigen behandelaar gepland. Maar als het langer duurt, helpt een collega de volgende patiënt geholpen. Zo is de kans groter dat de hele praktijk tegelijkertijd met de spoedgevallen klaar is.
Door de oorzaak en aard van de spoedklacht te turven, zijn er vaak trends waarneembaar. Een voorbeeld formulier vind je op www.optimaleagendaplanning.nl/tools-downloads/.
Door goed na te denken over bijvoorbeeld de spoedgevallen, creëer je een optimale agendaplanning in plaats van ‘een dag die je overkomt’.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *